AMLR legt verantwoordelijkheid voor compliance nadrukkelijker bij management

In dit artikel:

De komst van de Europese anti-witwasverordening (AMLR) verandert niet alleen het cliëntonderzoek, maar maakt ook duidelijker wie binnen een organisatie verantwoordelijk is voor naleving. Het leidinggevend orgaan blijft als geheel eindverantwoordelijk en moet een van zijn leden aanwijzen als compliance manager. Daarmee komt de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering nadrukkelijker op de bestuurstafel te liggen.

De compliance manager ziet op managementniveau toe op de borging van het beleid. Die rol omvat onder meer het bewaken van beleid, procedures en controles, het beoordelen of deze aansluiten bij de risico’s van de organisatie en het zorgen voor voldoende mensen, middelen en technologie. De dagelijkse uitvoering blijft de taak van de compliance officer of nalevingsfunctionaris. De compliance manager neemt dus niet de volledige verantwoordelijkheid over van het bestuur, maar houdt toezicht op de inrichting en werking van de complianceorganisatie.

Organisaties moeten zich daarom niet beperken tot het aanpassen van procedures voor cliëntonderzoek. Zij moeten ook vastleggen wie binnen het management verantwoordelijk is, hoe de rollen zijn verdeeld en hoe bestuurders inzicht krijgen in risico’s, controles en tekortkomingen. De compliance manager moet periodiek rapporteren; minimaal jaarlijks moet een rapport aan het leidinggevend orgaan worden voorgelegd.

De AMLR legt bovendien meer nadruk op aantoonbare naleving. Organisaties moeten kunnen laten zien dat cliënten correct zijn onderzocht, UBO’s en eigendomsstructuren zijn gecontroleerd en veranderingen tijdens de klantrelatie worden opgevolgd. Beleidsregels, procedures en controles moeten schriftelijk, actueel en controleerbaar zijn. Een goede audit trail, waarin gebruikte informatie, uitgevoerde controles en genomen beslissingen worden vastgelegd, helpt daarbij.

Betrouwbare data en passende systemen worden daardoor belangrijker. Centrale toegang tot bedrijfs-, UBO- en eigendomsinformatie en monitoring van wijzigingen kunnen het cliëntonderzoek structureren en de vastlegging verbeteren. Company.info positioneert zijn bedrijfsdata en KYC-functionaliteiten, die via een API of KYC-workflow kunnen worden gekoppeld, als ondersteuning hiervoor. Het bedrijf organiseert daarnaast een gratis webinar op donderdag 1 oktober over de AMLR, met Richard Monkau van Nederlandse Compliance & Integriteit Professionals en Mia Ju Stange van Company.info. De inhoud is onderdeel van Company.info’s promotionele AMLR-kennisaanbod.