Automatiseren of handmatige processen: welke KYC-strategie past bij jouw bedrijf?

In dit artikel:

Ruben Wooldrik van Company.info benadrukt dat financiële instellingen door de Wwft onder druk staan om klantonderzoek (KYC) zorgvuldig en aantoonbaar uit te voeren om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen. De klantacceptatie vormt de basis van dat KYC-proces; hier wordt beslist welke informatie verzameld en hoe risico’s worden beoordeeld.

Een volledig handmatig proces betekent dat medewerkers afzonderlijke bronnen raadplegen (zoals KvK‑uittreksels en sanctielijsten) en gegevens handmatig invoeren. Voor organisaties met zeer weinig onderzoeken per jaar — bijvoorbeeld een niche-investeerder of klein accountantskantoor — kan dat toereikend zijn. Nadelen zijn echter groot: menselijke fouten, tijdsintensief werken, risico op boetes en reputatieschade en ongeschiktheid bij toenemende volumes of continue monitoring.

Automatisering brengt volgens Wooldrik structuur en efficiency: KYC-software automatiseert stappen zoals UBO‑vaststelling en -verificatie, PEP‑checks, adverse media, sanctielijsten, risicoclassificatie en dossieropbouw, waardoor onderzoekstijden per klant teruggebracht worden tot minuten. Voor organisaties met hoge frequentie of behoefte aan integratie zijn compliance‑ en UBO‑API’s geschikt: alle onderzoeken en uitkomsten worden in de eigen systemen opgehaald en opgeslagen.

Bij de keuze tussen handmatig en geautomatiseerd pleit hij voor een praktische inventarisatie: breng het aantal onderzoeken, de benodigde uren en de technologische (ontwikkel)capaciteit in kaart. Die gegevens bepalen of automatiseren noodzakelijk en haalbaar is.