Compliance monitoring efficiënt organiseren: zou houd je grip op het volledige proces

In dit artikel:

Voor Wwft-plichtige organisaties bestaat compliance monitoring vaak uit losse activiteiten, zoals periodieke reviews, sanctie- en PEP-controles, monitoring van negatieve berichtgeving en het bijhouden van wijzigingen in UBO’s en bestuurders. Wanneer deze controles afzonderlijk worden uitgevoerd met Excel, Outlook en verschillende databronnen, kost dat veel tijd en wordt het moeilijker om signalen tijdig op te volgen en achteraf aan te tonen welke acties zijn uitgevoerd.

Een beheersbaar proces begint volgens het artikel met een duidelijk risicobeleid. Organisaties moeten vooraf bepalen welke veranderingen gevolgen kunnen hebben voor de acceptatie van een cliënt, bijvoorbeeld een gewijzigde organisatiestructuur, bedrijfsactiviteit of sanctie- of PEP-status. Daarnaast moeten periodieke reviews worden gecombineerd met event-driven monitoring, ook wel perpetual KYC genoemd. Zo kan een nieuwe politieke functie van een bestuurder direct worden gesignaleerd, in plaats van pas bij de volgende geplande review.

Automatisering helpt om meldingen over wijzigingen tijdig te ontvangen en medewerkers zich te laten richten op de beoordeling van de risico’s. Iedere melding moet vervolgens worden beoordeeld en opgevolgd. Daarbij kan het nodig zijn het risicoprofiel aan te passen, aanvullende informatie op te vragen of de klantrelatie opnieuw te beoordelen. Het vastleggen van beslissingen en vervolgstappen zorgt voor een complete audit trail.

De grootste efficiëntiewinst ontstaat door monitoring, reviews, signalering en dossiervorming in één proces onder te brengen. Het artikel noemt de KYC.app van Company.info als voorbeeld van een centrale workflowomgeving die ook onboarding ondersteunt. Volgens de aanbieder kan de implementatie binnen maximaal twee weken plaatsvinden. Zo wordt compliance monitoring volgens het artikel minder reactief en administratief, en juist schaalbaar, aantoonbaar en beter beheersbaar.