Hoe slimme automatisering onboarding versnelt en klantbeleving verbetert

In dit artikel:

Een traag en omslachtig onboardingproces schaadt zowel de klantrelatie als de organisatie: klanten haken af of starten met een negatieve ervaring, terwijl de organisatie tijd en geld verliest aan handmatige taken. Uit een Deloitte‑onderzoek onder financiële instellingen blijkt dat 89% slechte ervaringen met onboarding rapporteert en 13% van klanten direct van aanbieder wisselt naar aanleiding van die ervaringen. In Nederland speelt dit extra doordat instellingen moeten voldoen aan de Wwft: KYC‑onderzoeken bij bedrijfsstructuren met meerdere lagen vereisen vaak meerdere uittreksels van de Kamer van Koophandel, plus PEP‑, sanctie‑ en adverse‑media checks — allemaal arbeidsintensief en foutgevoelig wanneer handmatig uitgevoerd.

De kernoorzaak van lange doorlooptijden is handwerk: gegevens opvragen, invoeren, analyseren en documenteren kost veel tijd en verhoogt de kans op menselijke fouten. Dat maakt ook dat compliance risico’s groter worden; fouten kunnen leiden tot boetes en reputatieschade. Hoewel sommige organisaties klantgegevens direct laten aanleveren om intern werk te besparen, verlegt dat de last naar de klant en verkort het proces vaak niet.

Praktische oplossing: automatiseren in drie stappen
- Standaardiseren: bepaal vaste criteria voor identificatie‑ en bewijsstukken en maak uniforme formulieren zodat aangeleverde data consistent en makkelijker machineleesbaar is.
- Automatiseren: zet realtime documentverificatie, automatische data‑extractie en API‑koppelingen in om bedrijfsgegevens, organisatiestructuren, UBO‑informatie en screeningresultaten automatisch op te halen en te verwerken. Digitale formulieren en vragenlijsten kunnen ook automatisch worden ingelezen.
- Integreren: koppel geautomatiseerde workflows aan CRM‑ en klantacceptatiesystemen zodat alle data centraal beschikbaar is en monitoring en periodieke hercontroles eenvoudig worden uitgevoerd via onboarding‑ en monitoring‑API’s.

Voordelen zijn duidelijk: snellere acceptatiebesluiten en betere klantbeleving doordat klanten minder hoeven aan te leveren en sneller weten waar ze aan toe zijn; compliance‑teams kunnen hun tijd richten op risicovolle gevallen; en algoritmische verwerking vermindert menselijke fouten en daarmee juridische en reputatierisico’s. Voor financiële instellingen die toekomstbestendig willen opereren, is efficiency door automatisering geen luxe maar een noodzaak: wie innovatie combineert met strikte naleving behoudt een concurrentievoordeel zonder concessies aan compliance.

Het artikel is geschreven door Company.info; wie dieper wil ingaan op technische mogelijkheden en implementatie, kan bij hen nadere informatie inwinnen.